Ως διάρκεια ζωής ενός Project καλείται
το σύνολο των διαδοχικών φάσεων του από την έναρξη έως και την ολοκλήρωση του. Μια
φάση διαχωρίζεται συνήθως από μια άλλη από τους διαφορετικούς λειτουργικούς ή αντικειμενικούς
στόχους της, τα ενδιάμεσα αποτελέσματα ή τα παραδοτέα της ή και από συγκεκριμένα
ορόσημα (milestones).
Σε γενικές γραμμές κάθε φάση για να ολοκληρωθεί απαιτεί συγκεκριμένο χρόνο και
φυσικά έχει χρονικά σημεία έναρξης και λήξης. Κάποιες φορές επίσης κάποιες από
τις φάσεις σε ενδιάμεσα σημεία τους εμπεριέχουν σημεία ελέγχου προόδου και ποιότητας.
Τα projects όπως είναι
αναμενόμενο είναι διαφορετικά μεταξύ τους, έχουν δηλαδή διαφορετικό αντικειμενικό
στόχο, έχουν διαφορετική διάρκεια, χρειάζονται διαφορετικούς πόρους για να
ολοκληρωθούν. Ωστόσο όλα τα projects έχουν κάποιες κοινές φάσεις όπως αυτή της έναρξης, της οργάνωσης και προετοιμασίας, της εκτέλεσης του έργου και της παράδοσης / ολοκλήρωσης του.
Στο παραπάνω σχεδιάγραμμα απεικονίζονται οι φάσεις ενός Project και οι επιμέρους λειτουργίες τους αποτυπωμένες στον οριζόντιο άξονα του χρόνου. Η κόκκινη γραμμή απεικονίζει το μέγεθος της προσπάθειας (ανάλωσης πόρων) για την εκτέλεση ενός έργου.
Οι διακεκομμένες κάθετες γραμμές προσδιορίζουν τις διάφορες φάσεις του έργου, οι οποίες περιγράφονται περιληπτικά παρακάτω:
Φάση 1η: Σύλληψη ιδέας
και καθορισμός του έργου.
Στην φάση αυτή λαμβάνουν χώρα οι
εργασίες ανάλυσης και κατανόησης του πεδίου του έργου. Περιγράφεται ο τρόπος
υλοποίησης και προσεγγίζονται ποσοτικά οι πόροι που απαιτούνται για να
ολοκληρωθεί με επιτυχία το έργο. Παραδοτέο της φάσης αυτής είναι η ανάπτυξη ενός
σχεδίου διαχείρισης που σε γενικές γραμμές περιλαμβάνει:
- Περιγραφή στόχων και αναγκών
- Μεθοδολογία διαχείρισης και υλοποίησης έργου
- Σχέδιο χρήσης και ανάλωσης πόρων
- Εκτιμήσεις χρόνου και κόστους
- Εκτιμήσεις κινδύνων και σχέδια αντιμετώπισης τους
Φάση 2η: Ανάπτυξη /
Προγραμματισμός έργου
Κατά τον προγραμματισμό ενός έργου
καθορίζονται με λεπτομέρεια α) οι τρόποι με τους οποίους οι στόχοι ενός έργου θα
ικανοποιηθούν, β) το χρονικό πλαίσιο μέσα στο οποίο οι διάφορες εργασίες θα εκτελεστούν,
γ) τα μέλη των ομάδων και οι επιμέρους εργασίες που θα εκτελέσουν. Με την ανάπτυξη
ενός λεπτομερούς σχεδίου, προσδιορίζονται πλήρως οι στόχοι, οι αλληλεξαρτήσεις
και τα παραδοτέα, οι άνθρωποι, ο εξοπλισμός και η χρηματοδότηση, ο απαιτούμενος
χρόνος υλοποίησης και οι δαπάνες που απαιτούνται. Επίσης με τον προγραμματισμό
μειώνονται οι πιθανοί κίνδυνοι αποτυχίας.
Οι βασικές δραστηριότητες της φάσης
περιλαμβάνουν:
- Λεπτομερής προσδιορισμός των πόρων (άνθρωποι, εξοπλισμός, πιστώσεις)
- Καθαρισμός απαιτήσεων απόδοσης του έργου
- Λεπτομερής καταγραφή προγράμματος εργασιών
- Κατανομή ρόλων και ευθυνών
- Σχέδιο επικοινωνίας και τεκμηρίωσης
- Σχέδιο παρακολούθησης και ελέγχου
- Ανάπτυξη σχεδίου διαχείρισης κινδύνων
Φάση 3η: Έναρξη – εκτέλεση
– έλεγχος έργου
Η εκτέλεση και ο έλεγχος του έργου
επιτυγχάνονται μέσω επαναληπτικών διαδικασιών που μετρούν συνεχώς την τρέχουσα
θέση και την μελλοντική κατεύθυνση συγκρινόμενη πάντα με τον προγραμματισμό των
εργασιών. Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν
- Την έναρξη εκτέλεσης του έργου
- Την καταγραφή και την επεξεργασία πληροφοριών που αφορούν την εξέλιξη της εκτέλεσης του έργου
- Την συγκριτική μελέτη της πορείας του έργου σε σχέση με το σχέδιο του έργου
- Δημιουργία εκθέσεων θέσης και προόδου του έργου
- Αναθεωρήσεις και βελτιώσεις
Φάση 4η:Περάτωση του έργου
Μετά την περάτωση του έργου γίνεται
παραλαβή του από τον πελάτη του. Κανένα έργο δεν θεωρείται ότι έχει
οριστικά περατωθεί αν δεν υπάρξει η οριστική παραλαβή του. Κατά την φάση αυτή
πραγματοποιούνται έλεγχοι για να αξιολογηθεί η επιτυχία του έργου και απελευθερώνονται
οι πόροι με οργανωμένο τρόπο.
Βιβλιογραφία
- Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp38-40
- Δημηγτριάδης Α.; (2009); Διοίκηση Διαχείριση Έργους; Εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών; Έκδοση 4η
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου