Project Managment - Initiating Process


Η διαδικασία “σύστασης” μια ομάδας διεργασιών (process group), οι οποίες αποσκοπούν στο να ικανοποιήσουν είτε τις ανάγκες ενός νέου έργου (project), είτε μια νέα φάση ενός υφιστάμενου έργου (project) καλείται συνήθως ως Initiating Process

Κατά την διάρκεια της φάσης αυτής, ορίζονται με ακρίβεια και λεπτομερώς:
  • ο αντικειμενικός στόχος του έργου
  • οι πόροι (κυρίως οικονομικοί), οι οποίοι θα αποδοθούν για την υλοποίηση του έργου.
  • Η ομάδα των ενδιαφερομένων (stakeholders), οι οποίοι θα επηρεάσουν αλλά και θα επηρεαστούν από αυτό

Ο κυριότερος λόγος που υπαγορεύει την ύπαρξη της φάσης αυτής είναι η επιδίωξη σύνδεσης των προσδοκιών που έχουν οι ενδιαφερόμενοι από το έργο (stakeholders) με τους αντικειμενικούς στόχους του έργου. Επίσης καταδεικνύει με ποιο τρόπο η συμμετοχή τους και η συνεισφορά τους στο έργο μπορεί  να βοηθήσει να προσεγγιστούν (αν όχι να ικανοποιηθούν) τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Μεγάλα και σύνθετα έργα συνήθως διαχωρίζονται σε άλλα μικρότερα ή σε διαφορετικές φάσεις που εκτελούνται είτε σειριακά (το ένα μετά το άλλο) είτε αν το επιτρέπει το έργο παράλληλα πιθανόν χρησιμοποιώντας διαφορετικούς πόρους (ανθρώπινους ή άλλους).Στις περιπτώσεις αυτές η φάση της σύστασης (Initiating Process) επαναλαμβάνεται στην αρχή κάθε μικρότερου τμήματος ή διαφορετικής φάσης έχοντας ωστόσο πάντα ως “οδηγό” την ανάγκη που το έργο συνολικά καλείται να ικανοποιήσει.

Εμπλέκοντας τους ενδιαφερόμενους (stakeholders), κατά την διάρκεια αυτής της φάσης επιτυγχάνεται
  • καλύτερη κατανόηση του εύρους και του μεγέθους του έργου
  • καθορισμός των κριτηρίων από την ικανοποίηση των οποίων εξασφαλίζεται η επιτυχής έκβαση
  • διάχυση της πληροφορίας και άρα μείωση του χρόνου / κόστους επικοινωνίας μεταξύ των διαφορετικών κατηγοριών ενδιαφερομένων
  • αποδοτικότερη αποδοχή των παραδοτέων
  • αυξημένη ικανοποίηση για όλους τους ενδιαφερόμενους εξαιτίας της συμμετοχής τους στο σχεδιασμό.
Όχι σπάνια, η διαδικασία "σύστασης" εκτελείται από τον οργανισμο / επιχείριση σε επίπεδο Program ή Portfolio management και άρα βρίσκεται εκτός του πεδίου του έργου. Αυτό συμβαίνει γιατί στο χρονικό σημείο αυτό γίνεται μια πρώτη μελέτη σκοπιμότητας της ανάληψης του έργου και των στόχων αυτού. 

Βιβλιογραφία
  1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp53-54
  2. Nokes S., Kelly S.; (2007); The Definitive Guide to Project Managment; UK 2007; pp70-72

Δεν υπάρχουν σχόλια: